Mode d’emploi de l’assemblée associative

Au terme de l’année expérimentale, l’assemblée générale d’IEB (AG) a décidé de créer un nouveau dispositif permettant d’une part des rencontres plus fréquentes entre membres et une ouverture au delà de la composition stricte de l’assemblée générale.

L’assemblée associative (AA) est amenée à discuter de questions de fond et doit permettre de définir les positions d’IEB sur les sujets abordés. Elle sera expérimentée en 2011-2012 comme l’organe politique de la fédération. Son fonctionnement sera évalué tout au long de cette année et plus particulièrement à l’échéance de l’AG de juin 2012, afin d’y apporter si nécessaire des modifications mais aussi d’inscrire le cas échéant le principe de cette nouvelle instance dans les statuts et dans le règlement d’ordre intérieur d’IEB.

Une assemblée ouverte

L’AA se veut un lieu d’ouverture dans lequel peuvent être invités des habitants qui ne sont pas forcément constitués en comité ou membres d’une association mais qui ont quelque chose à apporter au débat. Au delà des administrateurs, des représentants des membres de l’AG et leurs membres, ainsi que de l’équipe, les invitations à l’AA se feront en fonction des sujets (identification de quelques groupes ou individus actifs dans la thématique, proposés au CA qui fait les invitations). Tous les membres de l’AA peuvent proposer des invités. La volonté est de « fidéliser » les participants. L’ouverture et l’émulation se feront donc petit à petit.

L’AA peut aussi inviter des "experts" extérieurs à contribuer à ses réflexions sans pour autant participer à ses décisions.

Un rythme respectueux des bénévoles

L’AA se déroule à rythme mensuel, pour un maximum d’une dizaine de réunions par an. En dehors de l’AA, le CA se réunit également une fois par mois. Une proposition de calendrier de ces différentes réunions est validé par le CA et soumise en AA pour toute une année, même si les ordres du jour ne sont pas encore fixés.

Une communication spécifique

La communication se fera par l’intermédiaire d’une lettre d’information spécifique, et sera complétée par un site internet sécurisé.

Un travail organisé, un lieu de délibération

L’AA maîtrise son agenda.

Pour que les décisions puissent être prises de manière réfléchie et renseignée, selon un processus compréhensible pour tous, l’AA décide notamment d’un calendrier de ses réunions par année et détermine à l’avance les grands sujets sur lesquels elle juge nécessaire de se positionner et le cas échéant les étapes nécessaires pour y parvenir.

Pour éviter d’être noyés sous des sujets de moindre portée, l’AA nécessite une solide préparation de l’ordre du jour et une bonne communication. Le choix des sujets abordés et leur préparation sont assurés sous la supervision du conseil d’administration (CA).

Les membres qui souhaitent voir un sujet débattu à l’AA sont invités à envoyer leurs propositions au CA (adresse de contact : iebca@lists.ieb.be), qui opère une sélection parmi celles-ci et la soumet à l’AA. Le cas échéant, un membre peut bénéficier de l’aide de l’équipe ou du CA pour préparer sa proposition. Les sujets mis à l’ordre du jour peuvent être préparés par des membres de l’AG, du CA ou de l’équipe, individuellement ou en groupe, et ne doivent pas forcément faire l’objet d’un consensus de fond préalable. Cette préparation donnera lieu de préférence à l’envoi préalable d’un document écrit et synthétique.

Préparer soigneusement chaque AA est une condition de son bon fonctionnement.

Un lieu pour décider

• Qui ? Composition de l’AA

Formellement, l’AA est un CA largement ouvert (du moins tant qu’elle est organisée à titre expérimental et n’est pas inscrite dans les statuts et le règlement d’ordre intérieur). L’ambition poursuivie est que l’AA décide de ses ordres du jour et de son mode de fonctionnement, mais en dernier recours c’est le CA qui en est le garant.

L’AA a le pouvoir de décision sur les sujets qu’elle traite pour autant qu’elle n’empiète pas sur les compétences de l’AG formelle et du CA. Lorsqu’une décision statutaire est nécessaire, c’est une AG qui est convoquée et qui se substitue alors à l’AA.

L’AA doit pouvoir aboutir à des décisions de positionnement et/ou d’action.

Pour qu’elle puisse valablement prendre des décisions, une majorité des membres du CA ainsi qu’un minimum de 10 membres (de l’AG et de l’équipe) en sus des administrateurs doivent y être présents. Notons que légalement, pour qu’une décision soit opposable aux tiers (recours en justice, etc.), une majorité des membres du CA doit être présente et la soutenir. Dans le cas ou un tel point est à l’ordre du jour, deux PV distincts seront rédigés (un PV de l’AA et un PV du CA décidant par exemple d’introduire un recours).

Outre les compétences légales qui lui incombent, le CA a pour rôle de veiller à l’ouverture des débats, de garantir le caractère délibérant de l’AA et le respect du mode de décision (cf ci-dessous).

Tous les membres de l’AA (membres de l’AG, du CA et de l’équipe d’IEB, ainsi que les invités) qui sont présents participent à l’élaboration des décisions et aux décisions.

• Comment ? Des décisions au consensus

Afin d’éviter le choix d’orientations qui opposeraient une partie des membres à une autre, l’AA décide de prendre ses décisions au consensus.

La méthode pour arriver au consensus sera adaptée au fur et à mesure, grâce au retour d’expérience. Elle implique toutefois que les questions sur lesquelles l’AA est appelée à se prononcer soient claires et répétées en cours de réunion, jusqu’à ce que les réponses apportées ne fassent plus l’objet d’opposition majeure et qu’ainsi la décision formelle soit prise. La proposition de décision finale est énoncée à haute voie et, si consensus il y a, actée en l’état au PV de l’AA.

Pour faciliter les débats, une proposition écrite de résolution peut être envoyée à l’avance ou soumise en début de réunion.

Un ou plusieurs membres de l’AA peuvent bloquer une décision, à condition d’être présents lors de la discussion. Il leur revient alors de faire une proposition permettant de dépasser le dissensus, si possible en séance ou au plus tard pour l’AA suivante. Pour ce faire, un groupe de travail (réunissant de préférence les tenants des différentes positions) peut se réunir entre deux AA et revenir à l’AA suivante avec une proposition de compromis.

L’AA s’efforce autant que possible, tout comme le CA en son sein, à ce que les tenants de positions dissensuelles soient présents dans les lieux de débat et de formulation des propositions et qu’ils soient présents au moment où l’AA prend sa décision sur l’objet du dissensus.

Dans le cas où un consensus ne se dégage pas sur l’une ou l’autre thématique, la méthode ci-dessus peut être appliquée durant plusieurs séances, l’AA ne traitant a priori pas de questions urgentes et disposant du temps de délibération qui lui est nécessaire pour finalement parvenir au consensus.

Dans le cas où l’AA juge qu’elle ne parvient pas au consensus, les membres tentent d’atteindre le consentement : dans ce cas, les réticents minoritaires ne sont pas d’accord avec la proposition de décision mais ne s’y opposent pas (par exemple parce qu’ils jugent que la décision ne s’oppose pas à l’objet social de leur comité/association ou à ses actions, principes et/ou orientations).

Les débats entamés au sein de l’AA doivent trouver leur dénouement au sein de l’AA.

Les décisions prises en AA doivent faire l’objet d’une note écrite.